Crédibilité
Donner aux exposants, visiteurs, partenaires et institutions une meilleure assurance sur les données publiées.
AUDIT UFI
Audit des statistiques UFI.
Un contrôle indépendant des statistiques de vos manifestations, réalisé selon les exigences d’audit UFI.
L’ESSENTIEL
Des statistiques auditées selon les règles UFI.
EXPO’STAT intervient en qualité d’UFI Auditor pour examiner les statistiques des manifestations : définition des indicateurs, méthodes de comptabilisation, cohérence des données et preuves disponibles.
Le périmètre et les contrôles sont définis en fonction des exigences UFI applicables et des caractéristiques de chaque événement. La conclusion repose sur des vérifications indépendantes et documentées.
POURQUOI FAIRE AUDITER VOS STATISTIQUES ?
Des indicateurs plus solides, lisibles à l’international.
L’audit permet de transformer des statistiques déclarées en résultats étayés par des contrôles indépendants.
Comparabilité
Utiliser des définitions partagées pour comparer les principales statistiques entre éditions et marchés.
Traçabilité
Documenter les méthodes de calcul, les rapprochements effectués et les corrections éventuelles.
Pilotage
Disposer de résultats vérifiés pour suivre les évolutions et éclairer les décisions de l’organisateur.
PÉRIMÈTRE DE L’AUDIT
Ce que nous pouvons examiner.
L’audit couvre les statistiques relevant des règles et du périmètre applicables à la manifestation.
Surface d’expositionSurfaces nettes déclarées, plans, répartition des espaces et principes de calcul.
ExposantsListes, contrats et qualification des participants conformément aux catégories retenues.
Visiteurs et visitesInscriptions, billetterie, contrôles d’accès, règles de comptabilisation et éventuelles revisites.
Origine géographiqueRépartition nationale et internationale des exposants et visiteurs, selon les justificatifs disponibles.
DE LA DONNÉE À LA STATISTIQUE PUBLIÉEDÉFINITIONS PISTE DE CONTRÔLE COHÉRENCE
La fiabilité se construit dans les règles de comptage.
L’audit ne consiste pas seulement à confirmer un total. Il examine les modalités de production des chiffres qui seront publiés ou transmis dans le cadre applicable.
Savoir précisément ce qui est compté
Différencier les catégories d’exposants, visiteurs, visites et surfaces selon les définitions retenues, sans mélange entre indicateurs.
Relier les chiffres à leurs sources
S’assurer que les tableaux récapitulatifs peuvent être rapprochés des enregistrements utiles et des traitements appliqués.
Justifier les retraitements
Documenter les exclusions, dédoublonnages et corrections ayant une incidence sur les statistiques finales.
DÉROULEMENT01 02 03 04
Une mission lisible, de bout en bout.
Cadrer l’audit
Définir les statistiques concernées, les règles UFI applicables, le calendrier et les pièces attendues.
Collecter les données
Examiner les listes d’exposants, plans, fichiers d’inscription, billetterie et éléments de contrôle d’accès.
Réaliser les contrôles
Procéder aux tests, rapprochements et recalculs ; analyser et documenter les écarts éventuels.
Restituer les résultats
Formaliser les constats et les statistiques auditées, puis remettre les conclusions prévues dans le cadre de l’audit.
POINTS D’ATTENTION SUR LES STATISTIQUES
Des cas concrets qui influencent les chiffres finaux.
Certains traitements peuvent modifier sensiblement la lecture des résultats ; ils font donc l’objet d’une attention particulière selon la configuration de la manifestation.
Visiteur ou visite ?La règle de décompte des personnes distinctes et des entrées répétées doit être claire et appliquée de manière constante.
Badges particuliersExposants, presse, prestataires et autres catégories sont identifiés et traités selon les définitions applicables.
Exposants et participationsLes participations directes, co-expositions et entreprises représentées font l’objet de qualifications adaptées.
Surfaces publiéesLes périmètres de surface annoncés sont rapprochés des plans, contrats et règles de calcul retenues.
QUESTIONS FRÉQUENTES
Ce qu’il faut savoir avant de démarrer.
Un audit UFI porte-t-il sur tous les chiffres de l’événement ?
Non. Le périmètre est précisé en amont selon les statistiques concernées et les règles UFI applicables.
À quel moment préparer les données ?
Dès l’amont de la manifestation : définir les catégories, organiser la collecte et identifier les justificatifs facilite les contrôles pendant et après l’événement.
L’audit entraîne-t-il automatiquement une reconnaissance UFI ?
Non. L’audit permet d’étayer les statistiques déclarées. Les conditions de reconnaissance et leur décision relèvent des règles et procédures propres à l’UFI.
VOTRE PROCHAINE MANIFESTATION
Vous préparez un audit UFI ?
EXPO’STAT peut vous indiquer en amont les données et éléments de preuve à préparer pour faciliter l’audit.
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