Fréquentation & billetterie
Contrôler les entrées, ventes, invitations, accès et règles de comptabilisation pour fiabiliser les chiffres communiqués.
VÉRIFICATION · CŒUR DE MÉTIER
Vérification des données chiffrées.
Fiabiliser les chiffres communiqués par les acteurs de l’événementiel grâce à une vérification indépendante, documentée et fondée sur des éléments de preuve.
L’ESSENTIEL
Des chiffres fiables pour des décisions fiables.
Les données de fréquentation, d’exposants, de surfaces ou d’origine géographique sont devenues des indicateurs de pilotage, de commercialisation et de mesure de performance. EXPO’STAT vérifie la manière dont ces données sont produites, agrégées et déclarées afin d’apporter un regard indépendant sur leur fiabilité.
LE CADRE EN FRANCE
Une pratique encadrée, mais une valeur qui va bien au-delà.
En France, la vérification des caractéristiques chiffrées des manifestations commerciales s’inscrit dans un cadre réglementaire spécifique. EXPO’STAT intervient dans ce contexte en qualité d’organisme tiers indépendant, selon le périmètre applicable.
Mais la vérification indépendante ne se limite pas à ce cadre : elle peut être mise en œuvre dès lors que la fiabilité d’une donnée constitue un enjeu pour l’organisateur, ses partenaires, ses financeurs, ses clients ou le public.
AU-DELÀ DES MANIFESTATIONS COMMERCIALES
Une vérification applicable à tout type d’événement recevant du public.
La méthode de vérification peut être adaptée à de nombreux formats d’événements dès lors que des données sont produites et qu’elles présentent un enjeu de fiabilité, de communication, de pilotage ou de justification.
Public & remplissage
Vérifier les données de fréquentation, de capacité, de billets émis ou utilisés et les indicateurs associés.
Participants & spectateurs
Fiabiliser les données liées aux inscriptions, aux participants, aux accès et à la fréquentation du public.
Indicateurs sur mesure
Définir un périmètre de vérification adapté aux données qui comptent réellement pour l’organisateur et ses parties prenantes.
Dès lors qu’il existe un enjeu, la donnée peut être vérifiée.
L’enjeu peut être commercial, contractuel, institutionnel, financier, de communication ou de pilotage.
REPÈRES INTERNATIONAUX
Des chiffres qui parlent le même langage d’un pays à l’autre.
La norme internationale ISO 25639 fournit au secteur des foires et salons un vocabulaire et des principes de mesure communs pour les principales statistiques événementielles : visiteurs, exposants, surfaces et dimension internationale.
En Europe, plusieurs dispositifs indépendants vérifient les statistiques des manifestations. Les organisations nationales peuvent fonctionner différemment, mais les principaux indicateurs restent lisibles et comparables d’un marché à l’autre.
DIMENSION INTERNATIONALE
Parler le même langage permet de comparer. Vérifier permet de démontrer.
La dimension internationale d’une manifestation ne devrait pas reposer sur une simple déclaration. La vérification par un tiers indépendant permet de contrôler l’origine des visiteurs et des exposants, les règles de comptabilisation et les éléments de preuve qui justifient les données communiquées.
Elle donne ainsi une réalité objective à l’internationalisation d’un événement et permet aux organisateurs, exposants et partenaires de s’appuyer sur des indicateurs compris d’un pays à l’autre.
POURQUOI FAIRE VÉRIFIER SES DONNÉES ?
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Des chiffres vérifiés créent de la valeur.
La vérification indépendante transforme une donnée simplement déclarée en une information documentée, contrôlée et plus solide. Elle apporte une valeur directe à l’organisateur comme à l’ensemble de ses parties prenantes.
Crédibilité
Renforcer la confiance des exposants, partenaires, institutions, médias et participants grâce à des données ayant fait l’objet d’un contrôle indépendant.
Comparabilité
S’appuyer sur des définitions et des méthodes cohérentes pour comparer les résultats dans le temps, entre éditions ou entre manifestations.
Pilotage
Disposer d’indicateurs plus robustes pour suivre la performance d’un événement, mesurer ses évolutions et éclairer les décisions.
Transparence
Clarifier ce que recouvrent les chiffres communiqués et limiter les ambiguïtés entre visiteurs, visites, exposants, surfaces ou autres indicateurs.
Qualité des données
Identifier les incohérences, améliorer les processus de collecte et fiabiliser progressivement les systèmes de production de la donnée.
Valorisation
Communiquer des résultats plus solides auprès du marché et donner davantage de portée aux chiffres utilisés dans les bilans, dossiers commerciaux et analyses sectorielles.
PÉRIMÈTRE DE L’INTERVENTION
Ce que nous pouvons vérifier.
Le périmètre est défini en fonction de l’événement, des indicateurs produits, des systèmes disponibles et de l’usage prévu des données.
Visiteurs & visitesBadges, pré-enregistrements, ventes, invitations, contrôles aux entrées, revisites et règles de dédoublonnage.
ExposantsContrats, facturation, co-exposants, exposants directs/indirects et règles de comptabilisation.
SurfacesSurfaces louées, nettes ou brutes selon le périmètre retenu et les justificatifs disponibles.
Données complémentairesOrigine nationale/internationale, catégories de public ou autres indicateurs intégrés au périmètre convenu.
FIABILITÉ DES INDICATEURSDOUBLONS CATÉGORIES CONSOLIDATION
Des contrôles ciblés sur les principaux risques de comptage.
Le même chiffre peut recouvrir des réalités différentes. Les contrôles sont ajustés aux systèmes utilisés et aux risques identifiés lors de la préparation de la vérification.
Distinguer visiteurs et visites
Apprécier les règles de dédoublonnage, les réentrées, les badges et les modalités de calcul de la fréquentation.
Justifier les ventilations
Examiner les règles de qualification des exposants et des visiteurs ainsi que les justifications de leur origine géographique.
Rapprocher les sources
Contrôler la cohérence entre bases de données, entrées enregistrées, contrats, plans et chiffres finalement communiqués.
DÉROULEMENT
Une mission lisible, de bout en bout.
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Cadrage du périmètre
Définition des indicateurs, des règles de comptabilisation, du calendrier et du plan de vérification adapté à la manifestation.
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Collecte et préparation des données
Collecte des exports de billetterie, données d’accès, fichiers exposants, contrats, plans et justificatifs nécessaires à la piste d’audit.
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Tests, rapprochements et contrôles
Rapprochements, tests de cohérence, recalculs et documentation des anomalies, écarts et corrections examinées.
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Conclusion et émission du document
Formalisation des constats dans le dossier de vérification, puis émission d’une conclusion indépendante et d’un document adapté au cadre applicable.
QUESTIONS FRÉQUENTES
Ce qu’il faut savoir avant de démarrer.
Quels chiffres peuvent être vérifiés ?
Le périmètre peut couvrir la fréquentation, les visites et revisites, les exposants, les surfaces et d’autres indicateurs dès lors que des règles de comptabilisation et des éléments de preuve peuvent être définis.
La vérification se fait-elle uniquement après l’événement ?
Non. Selon la mission, une partie des contrôles peut être préparée en amont et complétée pendant ou après l’événement.
Pouvez-vous travailler avec différents systèmes de billetterie ou de contrôle d’accès ?
Oui. L’enjeu est de comprendre les règles de production de la donnée, les exports disponibles et les contrôles possibles.
ÉCHANGEONS
Faire vérifier les chiffres de votre prochain événement.
Festival, spectacle, événement sportif, congrès, salon ou autre manifestation : nous pouvons définir avec vous le périmètre de la mission, les critères, le calendrier et les éléments de preuve nécessaires.
Parler à EXPO’STATEXEMPLE DE MISSION
Découvrir notre méthodologieDu contrôle terrain à la donnée vérifiée
Pour une manifestation commerciale, l’équipe peut confronter la billetterie et les badges aux données des contrôles d’accès, examiner la base exposants, vérifier les catégories de comptage puis documenter les rapprochements et écarts avant la revue indépendante.